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La factura electrónica, obligatoria en 2015

10-12-2014

El próximo enero entra en vigor la obligación de facturar por vía electrónica para los proveedores de la Administración pública (AP), así como para aquellas empresas que prestan servicios ´de especial trascendencia económica´. Respecto de estas compañías, la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información fijó, ya en 2007, la obligación de establecer medios de interlocución telemática con sus clientes. Estos pueden, por tanto, contratar los servicios, consultar sus datos de cliente y presentar reclamaciones de modo telemático, mediante firma electrónica.

Sin embargo, la obligación de emitir factura electrónica se ha diferido hasta 2015, existiendo, asimismo, un régimen sancionador en caso de incumplimiento y ello tiene repercusión inmediata en numerosas empresas que deberán abordar, con suficiente antelación, la implantación de un sistema eficiente de facturación electrónica.

En efecto, a partir del 15 de enero de 2015 quienes deseen ser proveedores de la AP deberán obligatoriamente emitir facturas electrónicas, si bien se prevé que se puedan excluir reglamentariamente las de importe inferior a 5.000 euros. El formato que deberán utilizar es el denominado Facturae y, como todas las facturas dirigidas a la AP, deben incluir campos para identificar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, con sus respectivos códigos identificativos.

Asimismo, estos proveedores deberán utilizar una plataforma online, FACe, para presentar sus facturas electrónicas ante la Administración, lo que les permitirá conocer en tiempo real el estado de tramitación de las mismas e incluso solicitar su anulación. El objetivo que se persigue es agilizar los procedimientos de pago a los proveedores de la AP y, en última instancia, erradicar, o al menos reducir, la morosidad de esta.

Pero la obligación de emitir facturas electrónicas no solo alcanza a quienes quieran contratar con la Administración, sino que también afecta a las denominadas empresas de servicios ´de especial trascendencia económica´. Se trata de servicios a consumidores finales prestados por determinadas empresas de telecomunicaciones, de servicios financieros y de seguros ?cuando exista obligación de emitir factura? y de suministro de agua, gas y electricidad. También deben emitir facturas electrónicas las agencias de viajes, las empresas de transporte de viajeros y las de comercio al por menor, cuando hayan contratado con sus clientes por medios electrónicos. Además, el Gobierno se reserva la posibilidad de ampliar los supuestos de emisión obligatoria de facturas electrónicas a empresas que presten otros servicios ´de especial trascendencia económica´ y emitan un elevado número de facturas.

Si bien es cierto que la implantación de la factura electrónica puede resultar compleja, no lo es menos que presenta importantes ventajas y ahorros. A las ventajas propias de la eliminación de la factura en papel (ahorro de gastos de envío y de almacenamiento, por ejemplo) se une la agilización de la gestión administrativa, conservando la factura electrónica plena validez a efectos legales y fiscales. Además, se puede obtener una importante automatización de procesos si se integra adecuadamente con los sistemas de gestión empresarial existentes. Por ello, muchas empresas han optado ya por su implantación voluntaria.

La factura es un elemento de fundamental importancia, desde el punto de vista contable y fiscal, puesto que permite justificar gastos e ingresos, impactando directamente en numerosos procesos de negocio, como tramitación de pedidos, gestión logística, tesorería, contabilización de operaciones, reclamaciones de clientes, gestión de cuentas a cobrar o preparación de declaraciones tributarias, entre otros.

Estos procesos ya se gestionan en las compañías mediante paquetes integrales de software. La clave, para que la implantación de una plataforma de firma electrónica sea eficiente, reside en la integración de los referidos procesos con una solución tecnológica de firma y facturación electrónica adaptada a los requisitos de la ley, en cuanto a formato de la factura y especificaciones técnicas de la plataforma.

En definitiva, se trata de una medida positiva por cuanto mejorará la eficiencia y servirá para reducir la morosidad; además se enmarca en las políticas que se están aplicando en la Unión Europea. Pero no hay que obviar, desde un punto de vista práctico, que las numerosas empresas que aún no han implantado la factura electrónica disponen de poco tiempo para hacerlo.

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